Btw voorfinancieren: waarom je afdraagt over geld dat je nog niet hebt
Je factuur bevat btw die je afdraagt, ook als je klant nog niet betaald heeft. Zo ontstaat een verborgen liquiditeitsprobleem. Wat je erover moet weten, hoe je het in je prognose zet en wat je kunt doen bij oninbare facturen.
Stel dat je een factuur van € 12.100 stuurt, waarvan € 2.100 btw. Je klant betaalt pas over zestig dagen. Toch loopt de btw-aangifte door: als de factuur in dit tijdvak valt, draag je in beginsel de btw af, ook als het geld er nog niet is. Je schiet dus € 2.100 voor aan de Belastingdienst, bovenop je eigen kosten voor het werk dat je hebt verricht.
Dat is geen fout van je boekhouding. Het is hoe het systeem werkt, en het is een van de meest onderschatte oorzaken van krapte op de bankrekening bij groeiende bedrijven. In dit artikel leggen we uit waarom, wat het betekent voor je liquiditeitsplanning en wat je kunt doen.
Hoe btw je cashflow verstoort
Bij een factuur is btw geen omzet van jou, maar een bedrag dat je namens de Belastingdienst int. Het staat wel op jouw bankrekening zodra de klant betaalt, en het gaat er weer af bij de aangifte. Het probleem ontstaat in de tussentijd: wanneer de aangifte eerder valt dan de betaling, betaal je btw die je zelf nog niet hebt ontvangen.
| Moment | Gebeurtenis | Effect op je bankrekening |
|---|---|---|
| Dag 0 | Je verstuurt factuur van € 12.100 (incl. € 2.100 btw) | Nog geen beweging |
| Einde tijdvak | Je doet btw-aangifte over deze factuur | − € 2.100 (afdracht) |
| Dag 60 | Klant betaalt de factuur | + € 12.100 |
Tussen het einde van het tijdvak en dag 60 zit je dus € 2.100 in de min, puur door de btw. Bij tien van zulke facturen per maand wordt dat een structureel gat van vijfstellige bedragen. Wie alleen naar de winst-en-verliesrekening kijkt, ziet dit niet.
Let op de eigen teruggave
Aan de kostenkant werkt het omgekeerd gunstig: btw op je inkopen mag je in de regel verrekenen. Maar die teruggave komt pas in dezelfde aangifte, niet op het moment dat je de rekening betaalt. Een prognose per week moet beide stromen apart tonen.
Dit hoort in je liquiditeitsprognose
Een bruikbare prognose behandelt btw als een eigen, voorspelbare stroom. Dat betekent: reken met het bedrag inclusief btw bij de verwachte betaaldatum van de klant, en plaats de btw-afdracht op de werkelijke deadline van je aangifte. De twee data liggen zelden samen, en precies in dat verschil zit het inzicht.
- 1Voer facturen in met factuurdatum, bedrag exclusief btw en btw-bedrag apart.
- 2Schat per klant de werkelijke betaaldatum op basis van historisch betaalgedrag, niet op basis van de afgesproken termijn.
- 3Zet de verwachte btw-afdracht op de datum van je aangifte, per tijdvak.
- 4Zet de te verrekenen btw op inkopen in dezelfde aangifte en toon het saldo.
- 5Kijk wekelijks of het verwachte saldo op de afdrachtsdatum positief blijft; zo niet, grijp dan nu in.
Het handmatig bijhouden hiervan in Excel is foutgevoelig, zeker als je meerdere administraties beheert. Dat is een van de redenen waarom teams van Excel naar een cashflowtool overstappen, en waarom het koppelen van banktransacties aan facturen, bijvoorbeeld via automatisch matchen in Exact Online, zoveel tijd bespaart.
Zorg dat je factuur klopt
Een factuur zonder de verplichte gegevens kan leiden tot discussie over de btw, en een klant die niet betaalt omdat de factuur niet klopt, verlengt je wachttijd. Op de pagina met factuureisen van de Belastingdienst (opent in een nieuw tabblad) vind je wat er op een factuur moet staan. De KVK geeft een praktische uitleg over een factuur maken in vier stappen (opent in een nieuw tabblad).
Als een klant niet betaalt: oninbare btw terugvragen
Betaalt een klant de factuur uiteindelijk niet of maar gedeeltelijk, dan heb je btw afgedragen over een bedrag dat je nooit hebt ontvangen. Die btw kun je onder voorwaarden terugvragen. De Belastingdienst beschrijft de regels op de pagina teruggaaf door oninbare vorderingen (opent in een nieuw tabblad). Ondernemersplein noemt dit als stap in het stappenplan voor als een klant niet betaalt (opent in een nieuw tabblad). Lees ons artikel over debiteurenbeheer voor de stappen die daaraan voorafgaan.
Opties om het gat te dichten
- Kortere betaaltermijnen of een aanbetaling bij grote opdrachten, zodat het geld eerder binnenkomt dan de afdracht.
- Strakker debiteurenbeheer: een snelle herinnering werkt beter dan wachten, zie het stappenplan van Ondernemersplein (opent in een nieuw tabblad).
- Factuurfinanciering (opent in een nieuw tabblad) om een openstaande factuur eerder uit te laten betalen, tegen kosten die je vooraf goed moet doorrekenen.
- Een kredietverzekering (opent in een nieuw tabblad) voor het risico dat een grote klant niet betaalt.
- Een reserve opbouwen voor de btw-afdracht, zodat die niet uit je werkkapitaal komt.
Zie je dit gat vroeg genoeg?
KasGrip is nog niet live, maar je kunt je al aanmelden voor de wachtrij. Zo hoor je het als eerste zodra je btw-afdracht en betaalgedrag samen in een prognose kunt zien. Zet mij op de wachtrij of bekijk wat er nieuw is.
Meer achtergrond vind je in het cashflowoverzicht op Ondernemersplein (opent in een nieuw tabblad). Dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal advies; de precieze regels voor jouw situatie bespreek je met je accountant of belastingadviseur.
