13-wekenprognose maken: stappenplan voor een betrouwbare liquiditeitsvoorspelling

Een jaarbegroting vertelt je of je bedrijf winstgevend kan zijn. Een 13-wekenprognose vertelt je iets dringenders: of je volgende maand je rekeningen kunt betalen. Door per week te kijken zie je tekorten drie maanden van tevoren, op een moment dat je er nog iets aan kunt doen.

In dit artikel leggen we uit wat een 13-wekenprognose is, hoe je er stap voor stap een bouwt, welke posten erin horen en hoe je hem betrouwbaar houdt. Het is het praktische vervolg op de gids voor cashflowmanagement.

Wat is een 13-wekenprognose?

Een 13-wekenprognose is een liquiditeitsbegroting op weekniveau voor ongeveer een kwartaal. Je schrijft op welke betalingen je per week verwacht te ontvangen en te doen, en berekent daaruit het verwachte banksaldo aan het einde van elke week. Volgens Ondernemersplein (opent in een nieuw tabblad) staan in een liquiditeitsbegroting de verwachte inkomsten en uitgaven van je bedrijf, meestal per maand of kwartaal, zodat je weet of er genoeg geld is voor verplichte betalingen zoals salarissen en huur. De 13-wekenvariant is dezelfde gedachte, maar gedetailleerder en vaker bijgewerkt.

Het verschil met een exploitatiebegroting is wat je telt. Een exploitatiebegroting kijkt naar omzet en kosten, wanneer ze ontstaan. Een liquiditeitsprognose kijkt naar geld, wanneer het binnenkomt of uitgaat. Dat klinkt subtiel, maar het verschil kan maanden zijn. Meer achtergrond vind je op de pagina over cashflow (opent in een nieuw tabblad) en de uitleg over liquiditeit (opent in een nieuw tabblad).

Waarom 13 weken?

Dertien weken is lang genoeg om grote betalingen te zien aankomen, zoals een btw-afdracht, vakantiegeld of een jaarlijkse verzekering, en kort genoeg om nog redelijk betrouwbaar te zijn. Verder weg dan een kwartaal voorspel je in de praktijk eerder een bandbreedte dan een bedrag. Dat gaat over aannames, niet over zekerheid: een prognose is een hulpmiddel om beslissingen te nemen, geen belofte.

Stap 1: begin met het huidige banksaldo

Alles begint bij het saldo van vandaag, op alle rekeningen waar je bedrijf geld heeft. Reken mee wat vrij beschikbaar is en laat spaarrekeningen of reserves apart staan als je er niet zomaar bij kunt. Controleer het saldo met de laatste bankafschriften, want één fout aan het begin loopt door in elke volgende week.

Stap 2: inkomsten per week schatten

Het grootste deel van je inkomsten komt uit openstaande facturen en verwachte nieuwe facturen. De truc is niet de afgesproken betaaltermijn te gebruiken, maar het werkelijke betaalgedrag.

• Openstaande facturen: zet elke factuur in de week waarin je betaling verwacht, per klant op basis van hoe laat ze meestal betalen. Een klant met een termijn van 30 dagen die gemiddeld na 52 dagen betaalt, tel je op dag 52.
• Nieuwe omzet: vertaal je verwachte verkoop naar facturen, en die vervolgens naar betaalweken. Een factuur in week 3 wordt dus pas geld in week 10 als je klant gemiddeld 45 dagen nodig heeft.
• Terugkerende omzet: abonnementen en onderhoudscontracten zijn voorspelbaar. Houd rekening met opzeggingen, zie MRR en ARR berekenen.
• Overige inkomsten: btw-teruggaaf, subsidies, rente, verkoop van bedrijfsmiddelen.

Stap 3: uitgaven per week schatten

Aan de uitgavenkant is het handig te beginnen met wat vaststaat. Ondernemersplein wijst erop dat sommige betalingen op vaste momenten gebeuren en niet uit te stellen zijn: belastingen, huur, telefoonkosten en lonen. Zet die eerst in je overzicht.

Ondernemersplein noemt als voorbeeld dat je vakantiegeld in mei extra geld kan vragen. Denk ook aan vakantieperiodes: als je bedrijf dichtgaat, komen er in die weken ook geen inkomsten binnen terwijl de vaste lasten doorlopen.

Stap 4: het weekoverzicht opbouwen

Hieronder een ingekort voorbeeld voor de eerste vier weken. De bedragen zijn illustratief.

In dit voorbeeld ziet het saldo er tot week 3 gezond uit, maar in week 4 zakt het naar € 7.700 door de salarisbetaling. Zonder weekoverzicht zou je dit pas merken als het zover is. Met overzicht heb je weken om een betaling te versnellen, een leverancier te vragen om uitstel of een financieringsoptie te bekijken.

Stap 5: stel een ondergrens in

Een saldo van nul is geen veilig saldo. Bepaal een minimaal buffer, bijvoorbeeld de vaste kosten van twee weken, en markeer elke week waarin het verwachte saldo daaronder komt. Die waarschuwingsgrens bepaalt wanneer je ingrijpt. Zo ziet een goede prognose niet alleen of je onder nul komt, maar ook wanneer je te dicht bij het randje zit.

Stap 6: maak scenario's

Eén prognose is een gok, drie prognoses zijn een gesprek. Maak ten minste een realistisch en een pessimistisch scenario. In het pessimistische scenario laat je de grootste klanten 15 dagen later betalen en één grote order wegvallen. Zie je daarin nog steeds een saldo boven je ondergrens, dan heb je ruimte. Zo niet, dan weet je wat er moet gebeuren voordat het zover komt.

Houd de prognose actueel: de wekelijkse routine

1. 1Vergelijk het werkelijke banksaldo met de verwachting van afgelopen week en noteer waarom het afweek.
2. 2Verwerk de werkelijke betalingen: vink ontvangen en betaalde posten af.
3. 3Pas de inschatting aan voor klanten die later of eerder betaalden dan verwacht.
4. 4Voeg week 14 toe, zodat je steeds dertien weken vooruitkijkt.
5. 5Controleer of er weken onder je ondergrens komen en bepaal wat je gaat doen.

Dit rollende principe is wat een prognose waardevol maakt: hij wordt elke week iets beter doordat je leert van afwijkingen. Doe je dit handmatig in een spreadsheet, dan kost het al snel een uur per week en groeit de kans op fouten. Dat is een van de signalen dat het tijd is voor een overstap van Excel naar een cashflowtool. Het koppelen van banktransacties aan facturen scheelt daarbij veel werk, zie automatisch matchen in Exact Online.

Veelgemaakte fouten

• Afgesproken betaaltermijnen gebruiken in plaats van het werkelijke betaalgedrag van klanten.
• Btw vergeten of exclusief rekenen.
• Verwachte omzet meetellen als geld, terwijl er nog niet gefactureerd is.
• Aflossing niet meenemen omdat ze niet in je winst-en-verliesrekening staat.
• De prognose één keer maken en dan laten liggen.
• Alleen het gunstige scenario doorrekenen.

Wat te doen als je een tekort ziet

Een tekort dat je weken van tevoren ziet, is op te lossen. Vaak helpen deze maatregelen, in volgorde van laagste kosten:

• Facturen sneller versturen en snel opvolgen via strak debiteurenbeheer.
• Een aanbetaling of kortere betaaltermijn afspreken bij grote opdrachten.
• Betalingen aan leveranciers binnen afspraken spreiden.
• Investeringen uitstellen tot het saldo het toelaat.
• Kortlopende financiering, zoals een rekening-courantkrediet of factuurfinanciering (opent in een nieuw tabblad). Meer opties vind je in de financieringsgids van de KVK (opent in een nieuw tabblad) en bij zakelijke lening of financiering aanvragen (opent in een nieuw tabblad).

Dit artikel is algemene informatie en geen financieel advies. Een prognose is gebaseerd op aannames en kan afwijken van de werkelijkheid. Bespreek belangrijke financieringsbeslissingen met je accountant of financieel adviseur.