Begroting maken met Exact Online: van grootboekrekeningen naar exploitatiebegroting

De meeste begrotingen sterven in Excel. Ze worden in januari met veel aandacht gebouwd, in maart voor het laatst bijgewerkt en in juni niet meer geopend, omdat de cijfers niet meer aansluiten op wat er in de boekhouding staat. Het probleem is zelden de begroting zelf. Het probleem is dat de begroting en de boekhouding een andere taal spreken.

Wie zijn begroting opbouwt op basis van dezelfde grootboekrekeningen als in Exact Online, kan elke maand zonder omwegen vergelijken wat er begroot was met wat er is gerealiseerd. In dit artikel laten we zien hoe dat werkt: welke begrotingen er zijn, hoe je de grootboekstructuur gebruikt, waar MRR, afschrijvingen en rente horen en hoe je de begroting levend houdt.

Welke begrotingen heb je eigenlijk nodig?

Een financieel plan bestaat volgens Ondernemersplein (opent in een nieuw tabblad) uit meerdere begrotingen die op elkaar aansluiten. Voor een bestaand bedrijf draait het vooral om vier daarvan:

Dit artikel gaat over de eerste: de exploitatiebegroting (opent in een nieuw tabblad), ook wel resultatenbegroting genoemd. Daarin zet je de verwachte omzet en kosten onder elkaar, zodat je ziet wat nodig is om winst te maken. De liquiditeitskant behandelen we in het artikel over de 13-wekenprognose, en de investeringen en financiering in investeren en financieren.

Waarom je begroting op grootboekrekeningen bouwt

Het grootboek (opent in een nieuw tabblad) is de plek waar elke boeking in je administratie terechtkomt, per rekening. De resultaatrekeningen daarin vormen samen je winst-en-verliesrekening (opent in een nieuw tabblad). Als je je begroting op exact dezelfde rekeningen opzet, krijg je drie voordelen:

• Vergelijken is automatisch. Begroot en gerealiseerd staan per rekening naast elkaar, zonder dat iemand cijfers hoeft over te typen of te herschikken.
• Afwijkingen zijn herleidbaar. Zie je dat de kosten van marketing 18% boven begroting liggen, dan weet je precies welke rekening en welke boekingen daarachter zitten.
• Het bespaart het jaarlijkse gedoe. Je begint niet elk jaar met een leeg vel, maar met de werkelijke cijfers van vorig jaar als startpunt.

Veel Nederlandse administraties gebruiken een rekeningschema waarin omzet in de 8-reeks staat, kosten in de 4-reeks en inkoopwaarde in de 7-reeks. Dat is een gangbare indeling, maar geen wet: elke administratie kan anders zijn ingericht. Bekijk dus altijd je eigen rekeningschema voordat je aannames maakt. Steeds meer partijen werken daarnaast met het Referentie GrootboekSchema (RGS) (opent in een nieuw tabblad), een gestandaardiseerde codering van financiële gegevens die uitwisseling tussen software, accountants en banken makkelijker maakt.

Stap voor stap: zo bouw je de begroting op

1. 1Kies de periode en het detailniveau. Een kalenderjaar per maand is voor de meeste MKB-bedrijven een goede start. Per week begroten is zelden nodig voor de resultaatrekening; dat is iets voor de liquiditeit.
2. 2Haal de werkelijke cijfers van de afgelopen twaalf maanden op, per grootboekrekening. Dat is je nulmeting, inclusief seizoenspatroon.
3. 3Sorteer elke rekening in een categorie: omzet, kosten, afschrijvingen of rente en financiering. Die indeling bepaalt later waar de rekening meetelt (zie het volgende hoofdstuk).
4. 4Onderscheid vaste en variabele kosten. Huur en salarissen veranderen niet mee met je omzet, inkoopkosten en provisies wel.
5. 5Formuleer per rekening een aanname. Een bedrag zonder aanname is een gok. Schrijf op waarom je 3% indexatie of twee extra medewerkers in april verwacht.
6. 6Vul de maanden in. Gebruik waar mogelijk het seizoenspatroon uit je nulmeting in plaats van een gelijk bedrag per maand.
7. 7Controleer de totalen: komt de verwachte winst overeen met wat je nodig hebt voor aflossing, investeringen en je eigen inkomen?
8. 8Sla de begroting op als versie en maak varianten (realistisch, optimistisch, pessimistisch). Zo kun je later zien welke aanname verkeerd bleek.

Ondernemersplein geeft voor de exploitatiebegroting enkele nuttige tips: houd rekening met personeelskosten die ongeveer 30% hoger zijn dan het brutoloon (door onder meer pensioen en verzekeringen), en neem afschrijvingen mee. Voor het omzetdeel is de pagina over omzet berekenen (opent in een nieuw tabblad) een praktisch startpunt, en bij prijsaanpassingen helpt prijs bepalen of aanpassen (opent in een nieuw tabblad).

Waar horen MRR, afschrijvingen en rente?

Een gewone winst-en-verliesrekening toont één resultaat. Voor sturing wil je meer tussenstanden. Daarom delen we de begroting in vier categorieën, elk met een eigen plek in de resultaatopbouw:

Wat die afkortingen precies betekenen en hoe je ze uitrekent, lees je in EBITDA, EBIT en afschrijvingen uitgelegd. Het belangrijkste voor de begroting: boek je een afschrijving of rentelast onder kosten, dan vertekent je EBITDA en kun je bedrijven of periodes niet meer eerlijk vergelijken.

Terugkerende omzet apart markeren

Heb je abonnementen of onderhoudscontracten, markeer dan de omzetrekeningen die terugkerend zijn. Daarmee kun je automatisch zien hoe je maandelijks en jaarlijks terugkerende omzet (MRR en ARR) zich ontwikkelt, los van eenmalige projecten of implementatiefees. Hoe je dat berekent en waar het misgaat, staat in MRR en ARR berekenen voor SaaS-bedrijven.

Een voorbeeld op grootboekniveau

Hieronder een sterk vereenvoudigd stuk van een begroting voor een fictief bedrijf. De bedragen zijn illustratief en de rekeningnummers verschillen per administratie.

Begroting versus realisatie: houd hem levend

Een begroting is pas waardevol als je er elke maand naar kijkt. Een vaste routine werkt het best: na de maandafsluiting zet je de realisatie naast de begroting, kijk je naar de drie grootste afwijkingen en beslis je of het een tijdelijke uitschieter of een structureel verschil is.

• Is het structureel, pas dan de komende maanden aan en schrijf de reden op.
• Is het eenmalig, laat de begroting staan en noteer de oorzaak.
• Vergelijk altijd ook met dezelfde maand vorig jaar. Seizoen kan een afwijking verklaren.
• Bewaar de oorspronkelijke versie. Alleen zo leer je hoe goed je aannames waren.

Exact Online als bron: wat moet je regelen?

Exact Online (opent in een nieuw tabblad) is voor veel MKB-bedrijven de plek waar de administratie staat. Wil je daar een begroting op baseren, dan helpt het als je een paar dingen op orde hebt:

• Een consistent rekeningschema. Dubbele of verouderde rekeningen maken vergelijken lastig. Ruim op voordat je begint.
• Gesloten perioden. Werk met afgesloten maanden, zodat de realisatiecijfers niet meer verschuiven.
• Afschrijvingen en rente daadwerkelijk geboekt op aparte rekeningen, niet verstopt onder algemene kosten.
• Toegang via een officiële koppeling. Exact Online biedt een REST API (opent in een nieuw tabblad) en documentatie voor ontwikkelaars op developers.exactonline.com (opent in een nieuw tabblad). Zo kunnen tools cijfers inlezen zonder dat jij exports hoeft te maken.
• Voor vragen over de software zelf: de Exact Online kennisbank (opent in een nieuw tabblad).

Kies je overigens nog een boekhoudpakket, dan geeft de KVK een overzicht van waar je op let bij een online boekhoudprogramma (opent in een nieuw tabblad), en een bredere introductie in administratie en boekhouden voor ondernemers (opent in een nieuw tabblad). Zit je nu nog in spreadsheets, lees dan wanneer overstappen van Excel naar een cashflowtool zinvol is.

Veelgemaakte fouten bij het begroten

• Alleen omzet begroten en kosten laten volgen. Begin met de vaste kosten: die zijn zeker, de omzet niet.
• Elke maand hetzelfde bedrag invullen terwijl je omzet seizoensgebonden is.
• Afschrijvingen vergeten. Een investering van € 20.000 verdwijnt niet uit je resultaat, ze wordt over meerdere jaren verdeeld.
• De begroting niet delen. Een begroting die alleen de eigenaar kent, stuurt niemand aan.
• Eenmalige posten niet markeren, waardoor volgend jaar een vertekend uitgangspunt ontstaat.

Dit artikel is algemene informatie en geen financieel of fiscaal advies. Laat je bij belangrijke beslissingen, zoals een financieringsaanvraag, begeleiden door je accountant of financieel adviseur.